Kwaliteitsborging vertaald naar één A4

De bedrijfsprocessen zo overzichtelijk mogelijk vastleggen om de kwaliteit van die processen optimaal te borgen en de kans op fouten daarmee te minimaliseren. Dat is de gedachte achter de nieuw ontwikkelde tool van TeamDoet, die bedrijven snel inzicht biedt in onderscheidende en zwakke punten in de bestaande processen. “Bovendien kunnen met deze tool verbeterkansen eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt”, zegt Jorick Kok, procesverbeteringsanalist van TeamDoet.

Volgens Jorick is de tool ontwikkeld om snel inzicht te krijgen in belangrijke aspecten op systeem-, proces- en productniveau. “Hiermee wordt duidelijk welke aspecten van belang zijn tijdens het uitvoeren van het (productie)proces. Als alle kritische aspecten op papier staan, gaan we kijken welk van deze kritische aspecten we kunnen automatiseren in de door de klant gebruikte ICT-systemen. Op die manier wordt de kans op fouten geminimaliseerd en wordt de kwaliteit van het proces zorgvuldig geborgd.”

  • Proces

    De bedrijfsprocessen zo overzichtelijk mogelijk vastleggen om de kwaliteit van die processen optimaal te borgen.
  • Inzicht

    Snel inzicht bieden in onderscheidende en zwakke punten in de bestaande processen
  • Automatiseren

    Aan de hand van het overzicht wordt gekeken welke kritische aspecten geautomatiseerd en geborgd kunnen worden in het ICT-systeem.

Werkinstructies

Voor aspecten die niet automatisch in een van de systemen verwerkt kunnen worden, is duidelijk dat dit op een andere manier geborgd moet worden. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van heldere werkinstructies. “Met andere woorden”, zegt Jorick, “we kunnen de procesbeschrijvingen in een kwaliteitshandboek terugbrengen tot één tabel van één A4.”

Mensenwerk

Een voorbeeld van een kritisch aspect dat vaak niet geheel automatisch is geborgd, en dan menselijke controle noodzakelijk is, is een offerteaanvraag. “Als binnen een bedrijf is afgesproken dat offertes boven een bepaald bedrag door het management goedgekeurd worden, dan moet je dat goed regelen. In dat geval is namelijk menselijk handelen nodig en dat brengt kwaliteitsrisico’s met zich mee”, zegt Jorick.

Door het proces zo in te richten dat de procesverantwoordelijke eerst akkoord moet geven voordat de offerte naar de klant wordt gestuurd, worden prestaties en kwaliteit geborgd. “Je kunt het proces bijvoorbeeld technisch zo inrichten dat die offerte niet naar de klant kan voordat de verantwoordelijke een ‘go’ heeft gegeven. Daarmee verklein je het risico op fouten. Dit alles wordt overzichtelijk in beeld gebracht met onze nieuwe tool.”

 

Drie niveaus

De tool biedt op drie niveaus inzicht in de kritische aspecten. “Op systeemniveau gaat het vooral om de stakeholders en hun opdracht. Op procesniveau onderscheiden we de vier ‘M’s’: mens, methode, materiaal en middel en op productniveau benoemen we de kritische aspecten daarin en waar de borging van die aspecten terug te vinden is. Op die manier is voor iedere afdeling of processtap snel inzichtelijk hoe de kwaliteit geborgd moet worden.”